GOBIERNO REGIONAL DE HUÁNUCO

MUNICIPALIDAD DISTRITAL

DE

PACHAS

"Gestión que trabaja a base de resultados"

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

PACHAS

Secretaría General

Autoridad y/o responsabilidad del cargo

  1. Especialista administrativo

Objetivo y/o responsabilidad del cargo

  • Realizar una labor de coordinación entre los regidores y el alcalde, para la aprobación y formalización de diversos documentos técnicos a través de las sesiones de Concejo.
  • Operar adecuadamente la tramitación de la documentación que ingresa y sale de la Institución.
  • Administrar y proteger el archivo general de la institución.

Requisitos mínimos del cargo

Formación

  • Bachiller y/o Título profesional en Derecho, Administracion de Empresas, Ciencias de la Comunicación, Educación superior, Estudios de computación y especialización en Gestión Municipal. y/o carreras afines.
  • Capacitación certificada en sistemas operativos Windows.
  • Experiencia mínima de 02 años en el sector público.
  • Ausencia de impedimento o incompatibilidad para laborar al servicio del estado
  • No tener proceso judicial pendiente
  • No tener antecedente policial ni penal

Experiencia

  • Dos (2) años en funciones similares.
  • Experiencia en labores de Secretariado Bilingüe.
  • Conocimiento y práctica en manejo de PC, así como en software que incluyan procesamiento de textos, hojas de cálculo, etc.

Aptitudes

  • Capacidad para trabajar por resultados
  • Capacidad de análisis.
  • Iniciativa y criterio
  • Discreción para mantener en reserva la información confidencial;
  • Don de gente y sociabilidad.

Funciones específicas

  1. Dirigir, procesar y controlar las actividades de soporte administrativo a las sesiones del concejo, las de Relaciones Públicas e Imagen Institucional, las de Atención al ciudadano, las de Tramite Documentario y Archivo central de la Municipalidad, estableciendo procedimientos apropiados de recepción y admisión de expedientes, tramite interno, envío y/o notificación de los documentos resueltos y el archivo de expedientes concluidos.
  2. Organizar y hacer el despacho, colocar sellos, tramitar y distribuir la documentación o expedientes que llegan o se genera en la alcaldía Municipal. así como realizar el control y seguimiento de los mismos y archivar en forma diaria cuando corresponda.
  3. Tomar dictado, transcribir y elaborar cartas, informes, oficios, memorandos, citaciones, proyectos de resoluciones y otros documentos que se emitan en el despacho, de acuerdo a indicaciones del Alcalde Municipal.
  4. Organizar y supervisar la tramitación de las comunicaciones oficiales de la Alcaldía y de la Gerencia Municipal, dentro de los plazos establecidos.
  5. Organizar y supervisar el registro y archivo de dispositivos, convenios entre otros documentos emitidos y suscritos por los Órganos de Gobierno.
  6. Asistir a las sesiones del Concejo Municipal, redactando las actas y tramitando las correspondencias existentes.
  7. Coordinar, organizar, controlar y Supervisar la preparación de la agenda y documentos necesarios para las Sesiones ordinarias y extraordinarias del Concejo Municipal, en coordinación con la Alcaldía; así como las citaciones a los Regidores Funcionarios y empleados para las reuniones convocadas por el Alcalde.
  8. Registrar, organizar y Supervisar la transcripción y mantenimiento del Libro de Actas de Sesiones del Concejo Municipal, responsabilizándose de su custodia.
  9. Recibir, procesar y atender los procedimientos tramitados según TUPA vigente, en lo que le compete.
  10. Redactar los proyectos de Ordenanzas, Acuerdos y Resoluciones de Concejo, así como las Resoluciones y Decretos de Alcaldía, con estricta sujeción a las decisiones adoptadas en el Concejo y el despacho de Alcaldía respectivamente, difundiéndolos en estricta observancia a las decisiones adoptadas.
  11. Prestar asistencia de apoyo secretarial en las Sesiones de Concejo Municipal convocados por el Acalde, para dar lectura al acta anterior, absolver consultas que le formulen los miembros del Concejo y, tomar apuntes y resúmenes de los actos del Concejo Municipal, de conformidad al Reglamento Interno del Concejo.
  12. Dar fe, con su firma, de los actos del Concejo Municipal y la Alcaldía; y otra documentación existente en el archivo de la Municipalidad en concordancia con la normatividad vigente.
  13. Conocer y resolver asuntos administrativos que por su naturaleza sean de responsabilidad de la 0ficina y otros que hayan sido encomendados.
  14. Elaborar y proponer procedimientos para su adecuado manejo de expedientes y/o documentos, conservando los mismos y evitar su deterioro.
  15. Distribuir las normas que aprueban el Concejo Municipal y el Alcalde, a las áreas encargadas de su cumplimiento.
  16. Formular y ejecutar el Plan Operativo Institucional de la Secretaria General; participar en el Presupuesto Anual del mismo; elaborar la Memoria Anual correspondiente y resaltar los objetivos y cumplimiento de metas programadas.
  17. Revisar y actualizar los documentos de Gestión Institucional (Manual de Políticas, ROF, CAP, MOF, TUPA), en la parte que corresponde a Secretaría General.
  18. Coordinar acciones con todos los órganos de la Administración Municipal y otras instituciones públicas, cuyas funciones tengan relación con la Secretaría.
  19. Observar y asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el ROF para la Secretaría General a su cargo.
  20. Atender las solicitudes de acceso a la información de acuerdo a las normas vigentes
  21. Prestar asistencia, asesoría y apoyo técnico administrativo al Despacho de Alcaldía, a los miembros del Concejo Municipal y a la Gerencia Municipal.
  22. Recibir, procesar y atender los procedimientos tramitados según TUPA vigente, en lo que le compete.
  23. Velar por el cumplimiento de las normas nacionales y municipales que regulan la tramitación documentaria y el archivo municipal.
  24. Hacer conocer a los servidores, las normas y dispositivos del despacho de la Alcaldía Municipal. así como hacer firmar los cargos respectivos de tramitación del comunicado.
  25. Administrar, organizar y mantener actualizado el archivo correlativo y clasificado de dispositivos legales, Ordenanzas, Decretos, Reglamentos, Directivas y otras normas de la alcaldía Municipal. así como de los expedientes rutinarios y demás documentos.
  26. Planificar, organizar, dirigir y controlar las ceremonias, actos oficiales y actos protocolares de naturaleza nacional, regional y local que se realicen en la Municipalidad Distrital de Pachas en las que intervienen el alcalde o los miembros del concejo municipal.
  27. Cumplir las disposiciones relativas a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. así como el Código de Ética de la Función Pública orientadas a cumplir sus funciones con integridad y valores éticos que contribuyan al desempeño eficaz, eficiente y diligente de las Oficinas asignadas
  28. Otras funciones que le asigne la Alcaldía en materia de su competencia.

Nombre completo

 

Encargada de la Secretaría General

 

Teléfono: (xxx) xxxxxx, anexo xxx

Correo electrónico: xxxx@hotmail.com

Hoja de vida:

Plaza de Armas S/N - Dos de Mayo - Huánuco

Central Telefónica: 980737054

Horario de atención: 08:00 - 12:30 y 14:00 - 17:30

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